新能源电力系统国家重点实验室会议室是专门用于实验室人员专门用于召开学术报告、会议、组织活动和接待客人的场所，未经允许不得擅自使用。为加强会议室管理，提高会议室使用效率，规范会议室服务，合理安排各类会议，特制定本管理规定。

一、适用范围

本规定适用于主楼A座A318会议室、A327会议室以及A322学术报告厅。其中A318和A327适用于召开30人以内的会议；A322仅适用于学术报告及部门领导批准举办的其他重要活动。

二、管理和使用

1、会议室由实验室综合办公室统一管理，维护和调配。

2、借用会议室必须通过预约软件进行操作。通过会议预约软件预约会议室后，需至少提前半个工作日凭软件上的预约界面到综合办公室进行门禁授权。非工作日使用，需提前1天到综合办进行门禁授权。

3、如需使用会议室设备，必须在会议开始前调试，确保会议顺利进行。若发现使用操作不当及人为造成损坏的，须追究当事人的相应责任。

4、各借用人在会议召开前及会议期间要宣导参会人员爱护公共设施。A座任何区域均不允许乱贴海报，室内不允许用胶带在墙上粘挂条幅。自觉维护会议室的环境卫生，室内不允许吸烟，禁止大声喧哗。会后纸杯、水瓶等垃圾一律自行清理，确保会议桌面环境整洁，确保座椅归放整齐。

5、会后关闭投影仪、空调、话筒等设备，各遥控器整齐摆放在指定位置，确保各种电器断电、门窗关闭，室内干净整洁。如发现设备故障和公物损坏应及时综合办公室，以便及时安排维修。

6、未经允许，任何借用人不得擅自挪用会议室多媒体设备和桌椅等物品。若要借用会议室内物品，需得到综合办公室负责人许可。借用完毕，需及时归还。

7、使用A322学术报告厅进行学术讲座的，会后须将通讯稿和照片发给综合办公室。

8、各借用人申请使用会议室时按照“先申请先使用”原则进行安排，出现使用冲突时，应配合综合办公室应本着重要、紧急优先使用的原则协调使用。

9、会议室严禁涉及商业的各类活动；如有违反上述规定并拒不改正者，综合办公室有权拒绝借用人及其团队下次借用。

   本规定自下发之日起执行，由综合办公室负责解释。

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